Электронное архивирование

Электронное архивирование обычно означает хранение информации в электронной форме. Особым случаем электронного архивирования является архивирование с защитой от изменений документов, относящихся к коммерческому и налоговому законодательству, к которым применяются особые требования , в частности неизменность и долгосрочное наличие в соответствии с применимыми сроками хранения .

Для электронного архивирования обычно используются специальные архивные системы. Термин «электронное архивирование» охватывает различные компоненты системы управления корпоративным контентом , которые в англо-американском использовании называются отдельно « управление записями », « хранилище » и « сохранение ». Научный термин « архив» в смысле долгосрочного архивирования не идентичен по содержанию термину, используемому в сфере управления документами .

Термин «электронное архивирование» используется совершенно по-другому. В то время как компании сегодня уже считают, что период хранения данных и документов, имеющих отношение к коммерческому и налоговому праву, составляет десять лет, что очень сложно реализовать, исторические архивы говорят о безопасном, упорядоченном и доступном хранении информации со сроками хранения в несколько столетий. Принимая во внимание постоянно меняющиеся технологии, постоянно появляющееся новое программное обеспечение, форматы и стандарты, это серьезная проблема для информационного общества .

Хранение, развитие и предоставление информации является предпосылкой для работоспособности современных компаний и администраций. По мере экспоненциального роста электронной информации возрастают проблемы долгосрочного хранения , хотя современные программные технологии гораздо лучше подходят для управления информацией, чем это было традиционно возможно с бумагой , файлами и полками. Все больше и больше информации создается в цифровом виде, и вывод в виде бумаги является лишь возможным представлением исходного электронного документа . Использование электронных подписей придает электронным документам тот же юридический характер, что и изначально подписанным вручную документам. Такие цифровые документы юридически существуют только в электронной форме. Тем временем эти разработки заставляют каждую компанию более интенсивно заниматься темой электронного архивирования.

Определения

В Германии для электронного архивирования используются три определения:

Электронное архивирование

Электронное архивирование - это поддерживаемое базой данных, долгосрочное, безопасное и неизменяемое хранение электронных информационных объектов, которые могут быть воспроизведены в любое время.

Ленточная библиотека (вид изнутри)

Электронное долгосрочное архивирование

Электронное долгосрочное архивирование - это хранение электронной информации более 10 лет.

Термин « долгосрочное архивирование» - это в основном плеоназм , поскольку архивирование уже подразумевает долгосрочный аспект, но помогает подчеркнуть разницу между краткосрочным архивированием или резервным копированием .

Электронное архивирование, защищенное от аудита

Аудиторское архивирование - это хранение электронных, имеющих отношение к бизнесу информационных объектов, которые соответствуют требованиям § 239 , § 257 HGB Торгового кодекса , а также § 146 , § 147 , § 200 Налогового кодекса и GoBD для безопасного и надлежащего хранения коммерческих документов и сроков хранения от шести до десяти лет.

Торговый кодекс (HGB) и налоговый кодекс (АО) обеспечивают основу для хранения, независимо от того , в обычных бумажных архивов и электронных систем (см безопасности аудита ). Требования кратко изложены в Своде правил "Принципы электронного архивирования" Ассоциации организационных и информационных систем (VOI) 1996 года. Определение архивирования аудита доказательства первоначально приходит от Ulrich Kampffmeyer еще в 1992 году функциональность и области электронных архивов в ISO 14721 OAIS Open Архивная информационная систему стандарта и записи система управления в ISO 15489-1 является международной / -2 Информация и документация - Определенное делопроизводство . В Германии IT-Grundschutz Каталоги в BSI можно ознакомиться с учетом безопасности и проверки архивных систем . Если сообщения электронной почты сохраняются не защищенным от аудита способом, управляющие ИТ-менеджеры и Вы можете понести личную ответственность, которая может привести к тюремному заключению на срок до двух лет или штрафу.

Стандарты электронного архивирования

Наиболее важным стандартом для электронного архивирования является «Эталонная модель открытой архивной информационной системы» OAIS . Эталонная модель описывает функции и компоненты, необходимые для длительного электронного архивирования. OAIS был разработан космическими агентствами и принят в 2003 году как стандарт ISO 14721. Версия 2 OAIS, так называемая «Magenta Book», была принята в августе 2012 года в качестве стандарта ISO 14721: 2012.

Напоминания для архивирования, не подлежащего аудиту

Следующие десять ключевых фраз о защищенном от аудита электронном архивировании исходят от Ассоциации организаций и информационных систем. В .:

1. Каждый документ должен храниться надлежащим образом в соответствии с юридическими и организационными требованиями.
2. Архивирование должно производиться полностью - ни один документ не может потеряться по пути в архив или в самом архиве.
3. Каждый документ должен быть заархивирован в кратчайшие организационные сроки.
4. Каждый документ должен соответствовать своему оригиналу и храниться в неизменном архиве.
5. Каждый документ может просматривать только авторизованный пользователь.
6. Должна быть возможность найти и воспроизвести каждый документ в разумные сроки.
7. Каждый документ может быть уничтожен не раньше, чем по истечении срока его хранения, т.е. ЧАС. удалено из архива
8. Каждое действие, которое вносит изменения в систему электронного архива, должно быть зафиксировано в виде, понятном для уполномоченных лиц.
9. Весь организационно-технический процесс архивирования может быть проверен специалистом третьей стороной в любое время.
10. Для всех миграций и изменений в архивной системе необходимо обеспечить соблюдение всех перечисленных выше принципов.

Реализация требований в системах электронного архива

Для удовлетворения этих требований были созданы архивные системы, состоящие из баз данных , архивного программного обеспечения и систем хранения, которые предлагают многочисленные производители и системные интеграторы в Германии. Эти системы в основном основаны на подходе к использованию справочной базы данных с критериями администрирования и индекса для ссылки на внешнюю память, в которой хранятся информационные объекты. Эта так называемая эталонная архитектура базы данных была необходима для перемещения больших объемов информации из быстрого, но дорогостоящего онлайн-хранилища в отдельное архивное хранилище. База данных позволяет снова найти документ через индекс и сделать его доступным для пользователя с помощью соответствующей программы отображения. На заре развития этой технологии это было в основном очень закрытые, независимые системы, которые фактически приводили к «островам» в ИТ-ландшафте. Сегодня архивные системы интегрированы в ИТ-инфраструктуру в качестве подчиненных сервисов (→ сервис-ориентированная архитектура ), обслуживаются непосредственно офисными коммуникациями и специализированными приложениями, а также предоставляют этим приложениям информацию, необходимую для обработки и отображения. Для пользователя не имеет значения, где хранится необходимая информация. Когда дело доходит до выбора и внедрения системы электронного архивирования, обсуждение «правильного» носителя для электронного архивирования обычно ведется только ИТ-специалистами, проектным персоналом и юридическими отделами.

Функциональные требования к системе электронного архива

Системы электронного архива характеризуются следующими независимыми характеристиками:

• программно поддерживаемый прямой доступ к отдельным информационным объектам, обычно также называемым документами, или коллекциями информации, например Б. Списки, контейнеры с несколькими объектами и т. Д.
• Управление информационными объектами с использованием базы данных на основе метаданных и, при необходимости, полнотекстовая индексация содержимого архивных информационных объектов
• Поддержка различных стратегий индексирования и исследования для прямого доступа к искомой информации
• Единое и совместное хранение любых информационных объектов, от сканированных факсимильных сообщений до файлов формата документов и сообщений электронной почты до сложных XML- структур, списков, ХОЛОДНЫХ документов или всего содержимого базы данных
• Управление системами хранения с носителями, которые могут быть записаны только один раз, включая доступ к носителям, которые больше не находятся непосредственно в системе хранения
• Обеспечение доступности хранимой информации в течение длительного периода времени , который может составлять десятилетия.
• Предоставление информационных объектов независимо от приложения, которое их изначально создало, на разных клиентах и ​​с переносом в другие программы
• Поддержка «классовых концепций» для упрощения приобретения за счет наследования характеристик и структурирования информационной базы.
• Конвертер для создания долгосрочных стабильных форматов архивов и средств просмотра ( English Viewer ) для отображения информационных объектов, для которых исходное приложение больше не доступно
• Защита хранимых информационных объектов от несанкционированного доступа и от возможности изменения хранимой информации
• Комплексное управление различными системами хранения , например, Б. обеспечить быстрый доступ и быстрое предоставление информации через промежуточные хранилища (кеши)
• Стандартизированные интерфейсы , позволяющие интегрировать электронные архивы как услуги в любое приложение
• Функция независимого восстановления (восстановление), чтобы иметь возможность самостоятельно восстанавливать несогласованные или неисправные системы без потерь.
• Безопасное протоколирование всех изменений структур и информационных объектов, которые могут поставить под угрозу согласованность и возможность извлечения, и документирование того, как информация обрабатывалась в архивной системе
• Поддержка стандартов для специальной записи информации на носителях с процессами WORM , для хранимых документов и метаданных, описывающих информационные объекты , чтобы гарантировать долгосрочную доступность и безопасность миграции.
• Поддержка автоматизированных, отслеживаемых процессов миграции без потерь

Все эти свойства должны дать понять, что речь идет не об иерархическом управлении хранилищем или обычном резервном копировании данных . Электронные архивные системы относятся к отдельному классу и относятся к каждой ИТ-инфраструктуре как подчиненные службы .

Технологии хранения для электронного архивирования

В случае технологий электронного хранения необходимо разделить программное обеспечение для администрирования и контроля, с одной стороны, и фактические носители информации, с другой. В прошлом обычные магнитные носители не считались подходящими для защищенного от аудита электронного архивирования, поскольку хранимая информация может быть изменена и перезаписана в любое время. Это особенно относится к жестким дискам , которые динамически управляются операционными системами. Магнитные воздействия, «поломка головы» и другие риски отводили жестким дискам роль чистого онлайн-хранилища. Помимо возможности стирания магнитных лент, эти носители подвержены высоким нагрузкам и износу, а также магнитным накладкам, если они хранятся слишком долго.

Обычные носители WORM

В 80-х годах прошлого века были разработаны специальные цифровые оптические носители, на которые можно было записать только один раз в приводе с помощью лазера без контакта. Эта технология хранения называется WORM «Запись один раз, чтение несколько раз». Сами носители данных защищены от изменений своими физическими свойствами и предлагают значительно более длительный срок службы, чем известные на тот момент магнитные носители.

К этой категории носителей относятся следующие типы:

CD-WORM

CD-R носитель

С компакт-диском, который может быть записан только один раз и имеет емкость около 650 мегабайт, поверхность хранения необратимо изменяется во время записи. CD- носители стандартизированы ISO 9660 и недороги. Однако качество некоторых дешевых носителей нельзя считать достаточным для долгосрочного архивирования. Есть множество поставщиков приводов и носителей. Управление дисками напрямую поддерживается операционными системами.

DVD-WORM

Подобно компакт-диску, поверхность хранения DVD-ROM необратимо изменяется на носителе. DVD-диски имеют разную емкость от 4 до 24 гигабайт. При использовании для архивирования необходимо убедиться, что накопитель и носитель отвечают требованиям долгосрочной доступности. Здесь также есть множество поставщиков, и большинство дисков напрямую поддерживаются общими операционными системами.

5¼ "ЧЕРВЬ

Эти носители и накопители представляют собой традиционные технологии, разработанные специально для электронного архивирования. Носители имеют защитную крышку и поэтому лучше защищены от воздействия окружающей среды, чем CD и DVD, которые были разработаны для потребительского рынка. СМИ пишутся с помощью лазера и предлагают чрезвычайно высокий уровень защиты от коррупции. В настоящее время используются так называемые носители UDO , в которых используется синий лазер, а объем памяти составляет 60 гигабайт. В будущем можно ожидать значительно большей емкости на среду. Недостатком является то, что носители из предыдущих поколений 5 ″ носителей не могут использоваться в новых приводах. Для подключения 5¼ ″ приводов требуется специальный драйвер.

Так называемые музыкальные автоматы , то есть устройства автоматической смены записей, используются для управления и использования мультимедиа . С помощью программного обеспечения они предоставляют необходимую информацию из СМИ. Как правило, программное обеспечение также позволяет управлять теми медиафайлами, которых больше нет в музыкальном автомате и которые должны быть добавлены вручную по запросу. Программное обеспечение для управления музыкальными автоматами интегрировано непосредственно в архивное программное обеспечение, но также предлагается в качестве независимого программного обеспечения для управления. Для подключения музыкальных автоматов обычно используется собственный сервер, который также занимается администрированием и кэшированием. Такие системы теперь также можно использовать как сетевое хранилище (NAS) или интегрировать в сети хранения данных (SAN).

Новые технологии

В дополнение к традиционному архивному хранилищу, основанному на вращающихся оптических цифровых съемных носителях, сейчас появляются две другие технологии:

Контент-адресное хранилище (CAS)

Это системы жестких дисков, в которых используется специальное программное обеспечение для достижения тех же свойств, что и у обычного носителя WORM. Перезапись или изменение информации в системе хранения предотвращается за счет кодирования во время хранения и специальной адресации. Эти системы хранения CAS представляют собой автономные подсистемы, которые, однако, могут быть интегрированы непосредственно в ИТ-среду почти так же, как обычные системы с жесткими дисками. Они предлагают емкости хранения с высокой производительностью в диапазоне терабайт.

Ленты WORM

Ленты WORM - это магнитные ленты, которые, благодаря нескольким совокупным свойствам, также соответствуют требованиям обычной среды WORM. Сюда входят специальные ленточные носители, а также защищенные картриджи и специальные приводы, обеспечивающие однократную запись. Ленты WORM - это простой в интеграции компонент для долгосрочного архивирования, особенно в центрах обработки данных, где уже установлены ленточные роботы и библиотечные системы. Существующее управляющее программное обеспечение может обрабатывать носители, а также автоматизировать соответствующее копирование и сохранение. Жесткие диски или ленточные архивы WORM являются вариантом, особенно для крупных компаний и администраций с центрами обработки данных, поскольку их можно легко интегрировать в текущие операции. Однако использование лент WORM для онлайн-доступа сомнительно, поскольку есть время ожидания как для вставки ленты с помощью робота, так и для времени перемотки. Если данные организованы в контейнеры, также может быть несколько процессов перемотки для одного объекта данных в контейнере (чтение таблицы содержания, чтение объекта данных, чтение контрольной суммы). С этим связана соответствующая нагрузка на оборудование и сами ленты.

Стратегии обеспечения доступности архивной информации

стандартизация

Соблюдение стандартов является важным условием для долгосрочной доступности электронной информации. Необходимо учитывать форматы записи, метаданные , носители и форматы файлов самих информационных объектов. При создании данных следует учитывать долгосрочное хранение. Следует отдавать предпочтение долгосрочным стабильным форматам. Свойствами такого формата должны быть широкое использование, открытая спецификация (стандарт) или специальная разработка как формата для длительного хранения данных. Примерами стандартизированных форматов являются файлы XML , TIFF и архивы PDF / A. Существуют различные стандартизированные форматы метаданных для метаданных . Архитектура архивных систем и структура информационных объектов стандартизированы ISO 14721 ( Открытая архивная информационная система ). Интерфейс на основе XML (XAM) предоставляется SNIA , зонтичной ассоциацией производителей хранилищ, для подключения хранилищ архивов .

миграция

Один из методов обеспечения доступности - это перенос информации в новую системную среду. При определенных обстоятельствах возникает риск, если информация не переносится из одного системного решения в другое явно неизменным, полным и неограниченным образом. Оригинальность и подлинность могут быть поставлены под сомнение миграцией. С другой стороны, технологические изменения заставляют пользователей своевременно переключаться на новые компоненты хранения и управления, чтобы информация оставалась доступной. Поэтому миграцию необходимо запланировать при первой настройке системы архива и хранения, чтобы изменение можно было провести без риска и усилий. Контролируемая, без потерь, «непрерывная миграция» в настоящее время является наиболее важным решением для хранения информации в течение десятилетий и столетий. В связи с изменениями и консолидацией рынка документооборота с исчезновением множества провайдеров тема миграции обсуждалась часто. Удаление отдельных продуктов приводит к необходимости перехода на другие форматы, иногда с помощью отдельной программы миграции. Таким образом, любой, кто вводит систему архивирования, должен с самого начала заняться темой планирования миграции .

подражание

В научном мире с такой же интенсивностью обсуждается вторая модель: эмуляция . Эмуляция означает моделирование свойств старой системы таким образом, чтобы данные из этой системы также можно было снова использовать на новых компьютерах и операционных системах. Есть несколько примеров, например, в компьютерных играх или компьютерах Apple. Однако эта стратегия решения еще не используется в значительной степени в области долгосрочного хранения данных. Недостатки состоят в том, что усилия по будущей эмуляции невозможно спланировать, и, если смена парадигмы слишком велика, однажды это может оказаться невозможным. Эти недостатки также применимы в аналогичной форме к миграциям, которые не были выполнены вовремя.

Инкапсуляция

Процесс инкапсуляции особенно подходит в качестве подготовки к эмуляции. В дополнение к файлу или информационному объекту, который должен быть сохранен, программное обеспечение, с помощью которого он может быть визуализировано и воспроизведено, и связанные метаданные хранятся в «капсуле». Это означает, что вся информация, необходимая для использования, немедленно сохраняется в связанном виде в будущем. С помощью этого метода сохраняемые объекты могут стать очень большими, но без полной гарантии того, что заархивированное программное обеспечение также будет работать в будущих операционных средах.

Преобразование во время выполнения

Если форматы информационных объектов, которые должны быть сохранены, невозможно контролировать и не ограничивать несколькими долгосрочными форматами, на стороне системы должны быть доступны конвертеры и средства просмотра, которые преобразуют старые форматы в отображаемые форматы при вызове объектов. В среднесрочной перспективе это приводит к тому, что большое количество конвертеров и средств просмотра должны оставаться доступными, для чего требуется независимое администрирование, чтобы иметь возможность вызывать соответствующий соответствующий текущий преобразователь для более старого информационного объекта . Преобразование во время выполнения отличается от эмуляции тем, что более старая среда не вызывается, но объект преобразуется для текущей среды. Особые свойства форматов, электронных подписей и компонентов управления цифровыми правами могут привести к проблемам здесь, как и с другими методами.

Законодательные и нормативные требования к электронному архивированию

Тема архивирования и долговременного хранения приобрела важность в последние годы, особенно в связи с законодательными и нормативными требованиями. Равное обращение с цифровыми документами с электронной подписью, такими как обычные бумажные документы, Закон Сарбейнса-Оксли и другие нормативные требования в США, обсуждение архивирования релевантных для налогообложения данных в соответствии с GDPdU в Германии делает необходимым создание защищенных от аудита систем архивирования и хранения. При обсуждении требований законодательства часто возникал вопрос о «правильном» носителе информации. Традиционные носители WORM , на которые можно физически записать только один раз, считаются единственно правильными носителями . Противодействовали производители жестких дисков и лент WORM. В основном, однако, законы и постановления являются (или должны быть) нейтральными для СМИ, поскольку технологические изменения также должны приниматься во внимание с учетом долгосрочных периодов хранения. Поэтому не существует такой вещи, как «правильный» носитель информации . Весь процесс архивирования должен быть закрытым и безопасным. Это выходит за рамки вопроса о накопителях и носителях, а также включает организационные процессы.

Дальнейшее развитие

Электронное архивирование соответствует компоненту «Сохранить» в модели Enterprise Content Management.

Тем временем программное обеспечение стало решающим для использования технологий хранения архивов. Это гарантирует, что информация не может быть изменена независимо от носителя, обеспечивает быстрый доступ и управляет гигантскими объемами памяти. До сих пор электронные архивы были особой областью провайдеров архивных систем. Однако сейчас сама технология хранения становится все более интеллектуальной. Программное обеспечение для управления системой и хранения теперь также управляет электронными архивами. Кроме того, для структурирования, упорядочивания, индексации и предоставления информации все еще можно использовать обычный архив, систему управления записями или управления контентом . Однако поставщики систем хранения обновляются. Их цель - предоставить архивное хранилище в качестве операционной системы инфраструктуры, близкой и одинаковой для всех приложений: эта тенденция в 2003 году - управление жизненным циклом информации (англ. Information lifecycle management, ILM ), призванная включить в электронное архивирование. В частности, обещание, что миграции ILM не нужны или автоматизированы, вызывает интерес у многих пользователей. Требования, предъявляемые к ILM, явно выходят за рамки обычного иерархического управления хранилищем (HSM). Все чаще речь идет о программном обеспечении для управления всем жизненным циклом информации, а не о чистом оборудовании для хранения. Электронное архивирование используется как подчиненная услуга, которая интегрирована в решения для управления корпоративным контентом (ECM), но доступна как компонент архивирования для всех приложений, информация которых должна надежно храниться в течение длительного времени.

Особые формы

• Архивирование электронной почты
• Архивирование базы данных
• Веб-архивирование

Смотри тоже

• ArchiSafe
• Сертификация CompTIA CDIA +
• MoReq , требования к модели
• OAIS , Информационная система открытого архива
• OPENARCHIVE - долгосрочное архивное решение с открытым исходным кодом
• Инициатива открытых архивов OAI
• Временное хранение данных
• Документация по процедурам согласно GoBS
• Интернет ARChive

литература

• Уве М. Боргхофф , Петер Рёдиг, Ян Шеффчик, Лотар Шмитц: Долгосрочное архивирование . dPunkt-Verlag, 2003, ISBN 3-8986-4245-3 .
• Ульрих Кампффмайер , Йорг Рогалла: Принципы электронного архивирования . Сборник VOI, том 3. Организационные и информационные системы ассоциации VOI e. V., Дармштадт 1997, ISBN 3-932898-03-6 .
• Ульрих Кампффмайер: Основы документооборота . Gabler Verlag 1997, ISBN 3-4098794-0-4 .
• Ульрих Кампффмайер: Электронное архивирование и технологии хранения . Руководство по хранению, 2004 г.
• Ульрих Кампффмайер: Документальные технологии: куда мы идем? . Гамбург 2003, 411 страниц, ISBN 3-9806756-4-5 .

веб ссылки

• Каталог ссылок на архивирование на curlie.org (ранее DMOZ )
• Nestor : немецкоязычный портал электронного архивирования
• ISO 14721: 2012 OAIS Open Archive Information System http://www.iso.org/iso/home/store/catalogue_tc/catalogue_detail.htm?csnumber=57284 , основанный на стандарте CCSDS OAIS (Magenta Book), бесплатная загрузка http: //www.project-consult.de/files/ISO_14721_OAIS_V2.pdf (PDF, 1,4 МБ)

Индивидуальные доказательства

Эта версия была добавлена в список чтения статей на сумму от 27 октября 2006 года .