Архивирование

Архив система является организационной сетью архивов . В немецкоязычной области формируются публичные архивы федерального правительства, федеральных земель и муниципалитетов, в которых работают штатные архивисты со специальной подготовкой. Профессиональный профиль в Германии традиционно строго определяется государственными служащими или служащими высшего и высшего звена, архивариусами, которые прошли обучение в архивных школах в Марбурге , Мюнхене и Потсдаме . Помимо публичных архивов, существуют также многочисленные частные архивы, например. Б. Аристократические, семейные, экономические и корпоративные архивы ( см. Также: Подразделения архивов ).

Самыми важными задачами в «классических» архивах являются:

Консультации по управлению документами и архивной оценке

Важной задачей архивов является консультирование администрации или назначенных им отделений происхождения (также регистраторов) в отношении организации управления записями . Важными нормами и стандартами в этой области являются концепция DOMEA , DIN ISO 15489 и Типовые требования к управлению электронными записями ( MoReq ). Оценки принимает решение о archivability из документов , имеющихся в регистрах или в промежуточном архиве , которые предлагаются к архивам. Документы, которым архивисты не приписывают постоянной ценности, должны быть уничтожены - в архивах это называется кассацией , в Австрии - картированием.

Процессы оценки документируются в протоколе оценки .

Эти файлы, процессы или документы , переданные в архив, перечислены в каталоге доставки .

Сохранение

В архивах профилактическое (пассивное) сохранение и восстановление являются частью процесса сохранения. Мерой сохранения может быть, например, выбор хранилища, отвечающего требованиям сохранения влажности и температуры (климата). Это также включает выбор подходящих не содержащих кислоты упаковочных материалов в виде папок или коробок. Правила использования, которые регулируют обращение с архивными материалами, также призваны гарантировать, что архивные материалы могут использоваться как можно дольше. Реставрация служит для устранения уже нанесенных повреждений, например B. плесенью, кислотной коррозией, водой и т. Д. Меры по восстановлению могут включать массовое снижение кислотности, стабилизацию бумаги и тому подобное. существование.

Профессиональная реставрация всегда стоит дорого, поэтому всегда следует уделять внимание оптимальным условиям консервации.

Кроме того, защита от кражи архивных материалов является частью процесса сохранения.

Архивная индексация и структура инвентаря

Индексация письменных и архивных материалов - одна из основных задач архивной деятельности. Формирование профессионального титула, понятное для последующего руководства пользователем, требует обширных знаний о задачах и структурах соответствующего создателя реестра / носителя архива, которые архивариус должен приобрести перед обработкой инвентаризации.

Основная структура архивных фондов в архиве называется тектоникой . Обзор фондов (обзор инвентаря) включен под тектоникой более высокого уровня архива. Как правило, фонды архива документируются в обзоре инвентаризации. Часто они кратко представлены в обзоре с указанием сроков и четко обозначены специальной подписью инвентаризации. В зависимости от размера хозяйств должны быть созданы классификационные группы, которые следуют структурным спецификациям (происхождение) или предметным классификациям (уместность). Однородные серии файлов могут быть объединены в группы заголовков (в основном, в группу более низкой классификации). Архивные материалы, принадлежащие соответствующим фондам, индексируются по содержанию и становятся доступными с помощью средств поиска. Важно, чтобы точное и краткое описание содержания предоставлялось посредством точного заголовка (см. Архивный указатель ). Архивные материалы принимаются и каталогизируются в первую очередь в соответствии со спецификациями и критериями принципа происхождения . Существенными элементами или авторитетными данными (= метаданными ) для индексации файлов или документов в коллекции являются: подпись , заголовок, термин, а также конкретные комментарии. Кроме того, действительные периоды защиты или другая информация, такая как свойства материала, состояние сохранности и другие ссылки и примечания, могут быть сохранены в программе архивирования в случае новых регистраций .

Традиционно репертории , картотеки или справочные материалы создавались в процессе индексирования файлов или документов . Сегодня, помимо проиндексированного архивного материала, в находке обычно записываются классификационные группы (внутренняя структура) описи, описи и авторитетная история, списки сокращений и регистры (указатели), а также дополнительные ссылки на литературу и источники. помогать. Таким образом, структура справочного пособия соответствует стандартизированной структуре обычной научной работы. Международные нормы и стандарты, такие как ISAD (G) и ISAAR (CPF), упрощают и стандартизируют индексацию. Принципы порядка и описания для Государственного архива Германской Демократической Республики (OVG) часто используются как ценная помощь.

Сегодня фонды в большинстве архивов индексируются с помощью специального программного обеспечения и подготавливаются для исследования в интранете или Интернете. Таким образом, индексирование формирует основу для постоянного доступа к важной информации в файлах и документах.

Архивные коллекции

Как правило, во всех архивах есть сборники материалов, которые дополняют «классический» архивный материал, который ценным образом используется подающими агентствами и может предоставить дополнительную информацию. Коллекции обычно структурируются по принципу уместности и создаются архивом по всем фондам. Наследия , которые также собираются здесь в рамках ответственности архива, также могут считаться особыми коллекциями . Почти все архивы имеют более или менее крупные служебные библиотеки (справочные библиотеки), которые, помимо прочего, часто имеют отличные фонды литературы по региональной и региональной истории. Эти библиотеки также создаются и управляются в пределах зоны ответственности архива.

использовать

Архивные материалы доступны для общего пользования в публичных архивах . Каждый раз, когда он используется, необходимо заранее уточнить ответственность архива за данный вопрос (принцип происхождения). Как правило, они используются на месте в читальных залах архивов. Пользователь может подготавливать вспомогательные средства поиска или размещать репертории в самом архиве и выполнять их помимо опубликованных реперториев или архивных онлайн-справок о средствах поиска . Во многих архивах подробная письменная информация не может быть предоставлена ​​пользователю из-за нехватки человеческих ресурсов.

Порталы архивов помогают пользователям находить архив или архивы, содержащие источники для их собственных исследовательских вопросов. Архивные порталы теперь позволяют всесторонне исследовать архивные материалы в различных архивах.

Общественная и просветительская работа

Архивная педагогика зарекомендовала себя как общий термин для воспитательной работы . Работа по связям с общественностью в основном осуществляется в рамках экскурсий, выставок, собственных публикаций и через Интернет. Основное внимание в издательской деятельности архивистов уделяется исходным изданиям, публикации пособий, работам по вспомогательным историческим наукам , истории архива или истории разработчика реестра (владельца архива). Насколько интенсивно ведется общественная и просветительская работа в архивах, сильно различается и зависит от согласованности архива и количества специалистов. Хотя доступ к информации, хранящейся в архивах, имеет большое значение для архивистов, связи с общественностью и просветительская работа в основном играют второстепенную роль, особенно в небольших архивах, из-за нехватки персонала.

Подготовка

Архивное обучение государственной службы для высшего и высшего звена проводится в большинстве федеральных земель как часть карьеры государственной службы в архивной школе Марбурга . Кроме того, с 1993 года факультет информационных наук Потсдамского университета прикладных наук предлагает степень внешнего управления, чтобы стать архивариусом. Основой обучения является интеграция трех дисциплин информатики: архива, библиотеки и документации . Кафедра готовит архивистов для всех архивных филиалов в качестве сотрудников. В зимнем семестре 2004/2005 гг. Компания перешла на степень бакалавра.

С 2008 года стало возможным приобретать предметный магистерский курс дополнительного образования каждые 2 года при дистанционном обучении - ранее только в узко ограниченных рамках только для сторонних абитуриентов с университетским дипломом. Существующий спрос на более высокую степень, особенно в области архивистов, этим не покрывается.

Подготовка для среднего, высшего и высшего звена архивной службы в Баварии проходит в Баварской архивной школе в Мюнхене. Общенациональный курс обучения среднего звена, признанный государством, представляет собой двойное обучение для « специалиста по СМИ и информационным службам, специализирующегося на архивах», или для краткости архивов FaMI. Архивные школы, FU и HU Berlin предлагают платные курсы повышения квалификации и повышения квалификации, как и Vereinigung deutscher Wirtschaftsarchivare e. В.

Комплексные учебные курсы также существуют в Швейцарии; Профессиональная подготовка, чтобы стать специалистом в области информации и документации, учеба в университете, чтобы стать специалистом в области информации и документации в Женеве и Кур. Оба университета прикладных наук, Бернский и Венский университет предлагают курсы на уровне магистра.

Архивное право

Выполнение задач архивов поднимает множество юридических вопросов по всем направлениям деятельности архивов. Таким образом, архивисты знакомы с областью архивного права. В дополнение к основным законам об архивации федерального правительства и правительства штатов, сфера законодательства об архивировании включает, среди прочего, авторское право , права доступа к данным , защиту личных прав и постановления о защите секретов, сферу регистрации. право и другие соответствующие области права. Архивная охрана памятников , которая в основном находится в ведении государственных архивов, заботится о ценных частных архивах, таких как аристократические архивы .

Сотрудники архива

Доля "боковых участников" без специальной подготовки в архивах (по отношению ко всем отделениям архивов) составляет 30 процентов (по состоянию на 2000 год), но будет продолжать расти из-за возникающей нехватки квалифицированных рабочих и выхода на пенсию архивистов, которые прошли еще тренировался в ГДР .

Также 32,7 процента научных архивистов (высшая служба), 25,2 процента имеют образование в технических колледжах для высшей службы. Уровень обслуживания среднего класса (Мюнхен) составляет 2,7%. (Нет информации: 8,7%; статус опроса: 2000 г.). В государственных архивах трудоустройство без профессиональной подготовки является довольно редким явлением, поскольку сложные требования быстро меняющегося профиля работы архивиста в информационном обществе требуют специальной подготовки или ученой степени.

Смотри тоже

Портал: Архивы  - обзор содержания Википедии в архивах

литература

  • Сабина Бреннер-Вильчек, Гертруда Сепл-Кауфманн, Макс Плассманн: Введение в современную архивную работу . Дармштадт 2006.
  • Экхарт Г. Франц : Введение в архивное дело . Дармштадт 2007.
  • Эвелин Крокер , Ренате Кёне-Линденлауб, Вильфрид Рейнингхаус (ред.): Справочник по экономическим архивам. Теория и практика . Р. Ольденбург Verlag Munich 1998. ISBN 3-486-56365-3
  • Маркус Штумпф (ред.): Практические архивные исследования. Справочник для специалистов СМИ и информационных служб - специализирующихся на архивах . 4-е исправленное издание, Ardey-Verlag, Münster 2018. ISBN 978-3-87023-434-8 .

веб ссылки

Wikisource: Архивы  - Источники и полные тексты

Индивидуальные доказательства

  1. ↑ Lt. Архивные сообщения ГДР 1 (1977), стр. 20, цитата: «Разработка фонда - это очень сложный научный проект, который состоит из ряда взаимозависимых рабочих процессов, включая институциональные исторические исследования о соответствующем создателе реестра и прекрасная оценка принадлежит "
  2. ↑ https://www.fh-potsdam.de/studieren/bewerbung/bewerbungsverfahren/archivwissenschaft/
  3. ↑ Информация и документация обучающей делегации ( памятная записка от 13 января 2012 г. в Интернет-архиве )