Реестр (файлы)
Реестра является органом , специально заряжен с управлением записями . Различают
- центральный реестр с ответственностью за всю власть , учреждением, и т.д. ( Регистратор ) и
- ведомственный реестр с соответственно ограниченной ответственностью.
Вместо реестра часто используется так называемая система делопроизводства или электронное управление записями с теми же функциями .
Термин «реестр» появился еще до реформы офиса , когда значение реестра в процессе ведения бизнеса было еще выше, и относится к регистрации индивидуальных (бумажных) документов в бизнес- дневнике .
Функции
Помимо хранения контейнеров документов, реестр и его альтернативы в равной степени отвечают за следующие задачи, среди прочего:
- Создание соответствующего файла по согласованию с ответственными клерками
- Распределение названий файлов, номеров файлов согласно файловому плану ( план реестра) и количеству
- Сохранение каталога файлов
- Хранение документов в соответствующем файле, при необходимости вывоз в обработку
- при необходимости ведение оглавления файла
- оформление документов в отдельных случаях
- Управление списками крайних сроков и повторной подачи и своевременное предоставление файлов
- Мониторинг сроков хранения и др.
- Обработка отправки файлов в репозиторий (старый реестр) и архив
Часть письменных материалов , обработка которых была завершена и период хранения которых начался после завершения обработки, называется старым реестром .
Как правило, файлы из официальных органов должны быть предложены ответственному архиву после истечения срока хранения ( обязательство архивирования ). Эта передача частично осуществляется ранее во временный архив (США: центр записи ), который был создан для федеральных властей в Санкт-Августин около Бонна и в Дальвиц-Хоппегартене недалеко от Берлина и который берет на себя функцию старого реестра.
ISO DIN 15489 -1 / -2 Информация и документация - Управление записями как международный стандарт предоставляет руководство по управлению записями государственных и частных организаций. На европейском уровне был создан MoReq (Типовые требования), стандарт для электронного управления делами (Records Management).
Реестр органа формирует основу для административных действий и, следовательно, является фундаментальным элементом управления его знаниями . В Германии концепция DOMEA представляет собой техническую и функциональную основу для управления документами и электронного архивирования в сфере государственного управления .
упражняться
- Извлечение означает удаление файла из реестра.
- Застрял, а также изменение положения означает, что файл сохранен в реестре.
Смотри тоже
литература
- Рейнхольд Гюнтер Даннерт: Реестр . Хирцель, Берлин, 1929 г.
- Теа Миллер: Немецкая регистратура . Калгари 1973 (файл PDF, 5,1 МБ)
- Reichskuratorium für Wirtschaftlichkeit (Ред.): Хранение документов (реестр). Предложения, основанные на опыте работы с частными компаниями и властями . Spaeth & Linde, Берлин