Система документации
Система документации - это система или метод, позволяющий легко находить документы . Для этого документы архивируются и документируются . Почти всегда это делается с помощью баз данных .
Спектр систем документации варьируется от простых каталогов до сложных систем управления контентом .
Каждая система документации состоит из 5 компонентов:
- Документационные (справочные) единицы (документы или их носители)
- Системы классификации
- Хранение документов и дескрипторов
- Организационные определения
- Поисковая система
Метаданные добавляются к документам, чтобы сделать их доступными . Типы и характеристики метаданных задаются системой классификации. Это может, например, B. быть набором правил и применяться через автоматическое индексирование . Эти методы пришли из науки о документации и поиска информации . Правильное хранение в памяти документов и соблюдение форматов данных важны для хранения документов , особенно при долгосрочном архивировании .
Другой важной частью систем документации часто являются документальные языки , предметная индексация документов с использованием ключевых слов и условий поиска ( дескрипторы позволяют) и применяются в системе заказов и поисковой системе. Каталоги ключевых слов , классификации и тезаурусы используются в качестве языков документации . Все чаще делаются попытки использовать более сложную онтологию ; однако эта технология все еще находится в зачаточном состоянии.
Организационное определение - z. Б. определение формата исходной информации в документах согласно DIN 1505 . Система поиска - это система доступа к документам, закупок и представления.
Методы поиска информации и интеллектуального анализа данных, такие как поисковые системы , используются для поиска документов и информации, которые ранее не были доступны с помощью системы документации .
Функционирующая система документации имеет особое значение для таких учреждений, как страховые компании и врачи, к которым предъявляются требования к документации .
В лингвистическом использовании (например, медицинская документация ) программы для документирования данных часто также называют системами документации (например, системами документации опухолей для реестров рака ), даже если они больше похожи на информационные системы.